Entscheidungsvorlage

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Wann ist eine Entscheidungsvorlage sinnvoll?

• Mehrere Handlungsoptionen stehen im Raum und müssen nachvollziehbar verglichen werden.
• Die Entscheidung hat hohe Tragweite (Budget, Risiko, Zeit, strategische Wirkung).
• Stakeholder müssen auf eine gemeinsame, prüffähige Entscheidungsgrundlage gebracht werden.
• Sie wollen einen konkreten Pfad zur Umsetzung statt einer reinen Informationssammlung.

Abgrenzung zu Profil-Radar und Profil-Recherche

• Profil-Radar (Abo): laufendes Monitoring/Updates im definierten Scope, kein Entscheidungsdokument.
• Profil-Recherche (beauftragt): strukturierte Ausarbeitung mit Quellenbasis und Kontext; liefert die Fakten- und Befundbasis.
• Entscheidungsvorlage: darüberliegende Managementstruktur (Optionen, Kriterien, Szenarien, Empfehlung, Fahrplan).

Pakete

Paket S: Entscheidungs-Check (Einstieg)

Ziel: Schnelle, klar begrenzte Entscheidungsorientierung für eine überschaubare Fragestellung.

Geeignet für: frühe Phase, wenn 1–2 Optionen gegenübergestellt werden sollen.

Deliverables (verbindlich):

• Kurzvorlage (3–6 Seiten) als PDF
• Executive Summary (Entscheidungsfrage, Zielbild, Empfehlung in Kurzform)
• Optionenvergleich: maximal 2 Optionen (optional plus „Nichtstun“)
• Kriterienkatalog (kompakt) + qualitative Bewertung mit Begründung
• Annahmen und Grenzen (kurz, explizit)
• Nächste Schritte (30-Tage-Skizze)

Leistungsgrenzen (Scope-Schutz):

• Maximal 2 Optionen (optional plus „Nichtstun“)
• Keine Szenarien-/Sensitivitätsanalyse im Vollumfang (nur Hinweise, falls relevant)
• Maximal 1 Abstimmungstermin und 1 kurze Review-Schleife
• Keine Fachplanung/Gutachten/Antragstexte; keine Rechts-/Steuerberatung

Paket M: Entscheidungsvorlage (strukturiert)

Ziel: Prüffähige Entscheidungsgrundlage mit Optionenmatrix, Kriterien, Szenarien/Sensitivitäten und 30/60/90-Fahrplan.

Geeignet für: Entscheidungen mit mehreren Optionen und klarer Umsetzungsrelevanz.

Deliverables (verbindlich):

• Dokument als PDF plus editierbares Format (DOCX oder gleichwertig)
• Executive Summary (Kernaussage, Empfehlung, No-Go-Kriterien, nächste Schritte)
• Optionenmatrix: bis max. 4 Optionen (optional plus „Nichtstun“)
• Kriterienkatalog + Bewertungslogik (Standard: qualitativ; Begründung je Kriterium/Option)
• Szenarien: Best/Base/Worst (oder gleichwertig) + Sensitivitäten (Kipppunkte)
• Risikobild (orientierend): Hauptrisiken, Abhängigkeiten, kritische Voraussetzungen
• Annahmen und Grenzen (explizit)
• 30/60/90-Tage-Fahrplan (Maßnahmen, Rollen, Meilensteine, Entscheidungspunkte)
• 1 Review-Schleife (inhaltlich)

Leistungsgrenzen (Scope-Schutz):

• Optionenzahl und Kriterienumfang werden im Kickoff festgelegt; Erweiterungen nur per Change Request
• Standard: 1 Review-Schleife; zusätzliche Reviews nur nach Vereinbarung

Paket L: Entscheidungsvorlage (mit Umsetzungsüberleitung)

Ziel: Wie Paket M, zusätzlich mit belastbarer Überleitung in Projektstart und Umsetzungsorganisation.

Geeignet für: Entscheidungen mit hoher Tragweite, mehreren Stakeholdern und Umsetzungsdruck.

Deliverables (zusätzlich zu Paket M):

• Umsetzungsüberleitung: Startpaket (Kickoff-Agenda, Rollen-/RACI-Entwurf light, Meilenstein-/Entscheidungspunkte-Set)
• Optional: komprimierte Präsentationsfassung (nur wenn vereinbart)
• Optional: 2. Review-Schleife (nur wenn vereinbart)

Preisrahmen

Paket S – Entscheidungs-Check (Einstieg): 990–1.490 € netto (zzgl. USt.).

Paket M/L – Entscheidungsvorlage (typisch): 2.900–5.900 € netto (zzgl. USt.).

Der konkrete Preis wird als Festpreis angeboten, sobald Scope, Optionenzahl und Review-Schleifen im Kickoff feststehen.
Bei erweitertem Umfang oder Express-Termin gilt eine separate Festpreisvereinbarung.

Wovon der Preis konkret abhängt

• Anzahl Optionen (Paket M: maximal 4 plus optional „Nichtstun“)
• Kriterienumfang und Bewertungslogik (qualitativ vs. Score/Gewichtung)
• Datenlage (Vollständigkeit und Qualität der bereitgestellten Unterlagen)
• Szenarien-/Sensitivitätsumfang und Risikobetrachtung
• Abstimmungsumfang (Reviews/Termine) und Dringlichkeit (Standard vs. Express)
• Zusatzartefakte (z. B. Präsentationsfassung), sofern vereinbart

Upgrade-Regel (empfohlen): Wenn Sie im Anschluss Paket M oder L beauftragen, wird 50 % des Entscheidungs-Checks angerechnet.

Ablauf

1. Kickoff / Auftragsklärung: Entscheidungsfrage, Zielbild, Scope, Optionenzahl, Kriterien, Lieferformat, Review-Regeln, Dringlichkeit.
2. Options- und Kriterienfestlegung: Definition der Optionen und des Kriterienkatalogs (inkl. Bewertungsformat).
3. Ausarbeitung: Optionenmatrix, Bewertung, Szenarien/Sensitivitäten, Annahmen/Grenzen, 30/60/90-Fahrplan.
4. Entwurf: Lieferung der Entwurfsfassung (v0.1) zur inhaltlichen Prüfung.
5. Review: Einarbeitung der vereinbarten Korrekturen gemäß Review-Regel.
6. Finalisierung: Abgabe der finalen Version (v1.0) als Entscheidungsunterlage.

Mitwirkungspflichten des Auftraggebers

Damit die Entscheidungsvorlage effizient und prüffähig erstellt werden kann, stellt der Auftraggeber mindestens bereit:

• Entscheidungsfrage und Zielbild (2–5 Sätze)
• Restriktionen: Zeitachse, Budgetrange (falls vorhanden), Ressourcen/Constraints
• Vorhandene Unterlagen/Daten (z. B. Angebote, Eckwerte, Prozessbeschreibung)
• Stakeholder/Entscheiderkreis (Rollen) und gewünschter Entscheidungszeitpunkt
• Bekannte Optionen (falls vorhanden) oder Zustimmung zur gemeinsamen Optionsdefinition

Fehlende oder verspätete Mitwirkung wird als Annahme/Limitierung dokumentiert und kann Termin und Ergebnisqualität beeinflussen.

Scope-Schutz und Change Requests

Folgende Änderungen gelten als Change Request und werden vor Umsetzung in Aufwand/Preis bewertet und nur nach Freigabe umgesetzt:

• Zusätzliche Optionen über die vereinbarte Maximalzahl hinaus
• Neue Kriterienblöcke oder wesentliche Änderung der Bewertungslogik
• Zusätzliche Szenarien/Sensitivitäten oder erweiterte Risiko-/Abhängigkeitsanalysen außerhalb des vereinbarten Umfangs
• Zusätzliche Review-Schleifen oder zusätzliche Termine
• Zusätzliche Artefakte (z. B. Präsentationsfassung), sofern nicht vereinbart
• Neue Datenräume/Unterlagen, die eine grundlegende Neubewertung erfordern

Lieferformate und Versionierung

• Standard: PDF
• Zusätzlich ab Paket M: editierbares Format (DOCX oder gleichwertig)
• Versionen: v0.1 (Entwurf), v1.0 (final) mindestens
• Dateibenennung: Projektname_Entscheidungsvorlage_vX.Y_YYYY-MM-DD

Abnahme- und Qualitätskriterien (Checkliste)

Die Leistung gilt als abnahmefähig, wenn folgende Punkte erfüllt sind:

• Entscheidungsfrage, Scope und Abgrenzung sind explizit dokumentiert.
• Executive Summary ist enthalten und konsistent zu Optionen und Bewertung.
• Optionenmatrix ist vollständig (Optionen, Voraussetzungen, Pro/Contra, Hauptrisiken).
• Kriterienkatalog und Bewertungsbegründungen je Kriterium/Option sind enthalten.
• Szenarien und Sensitivitäten sind dokumentiert (Paket M/L; bei Paket S nur Hinweischarakter).
• Annahmen und Grenzen sind explizit ausgewiesen.
• 30/60/90-Tage-Fahrplan liegt vor (Paket S als 30-Tage-Skizze, Paket M/L als 30/60/90).
• Review-Regel wurde eingehalten (Anzahl Reviews, Umfang).
• Formale Konsistenz: Version, Datum, saubere Begriffsverwendung, nachvollziehbare Gliederung.

Abgrenzung und Haftungsreduzierung

Die Entscheidungsvorlage ist eine Entscheidungsunterstützungsleistung. Sie ersetzt keine Rechts-, Steuer- oder Förderrechtsberatung,
keine verbindliche Auskunft von Behörden/Bewilligungsstellen und keine Fachplanung/Gutachten, soweit dies nicht explizit beauftragt wurde.

• Keine Rechtsberatung, keine steuerliche Beratung, keine Zusage über Bewilligungen oder Rechtskonformität.
• Bewertungen beruhen auf bereitgestellten Informationen und dokumentierten Annahmen; Unsicherheiten werden explizit ausgewiesen.
• Entscheidungen verbleiben beim Auftraggeber; die Vorlage liefert die strukturierte Grundlage dafür.

Anfrage

Für ein Festpreisangebot benötigen wir:

• Entscheidungsfrage und Zielbild
• Zeithorizont und Restriktionen (Budget, Ressourcen, Fristen)
• Stakeholder/Entscheiderkreis
• Bekannte Optionen (falls vorhanden)
• Verfügbare Unterlagen/Daten
• Gewünschtes Paket: S (Entscheidungs-Check), M (strukturiert) oder L (mit Umsetzungsüberleitung)

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Beispiel: Optionenmatrix (ohne Marken/Anbieter)

Entscheidungsfrage (Beispiel):
Welchen Systemtyp nutzen wir künftig als zentralen Online-Wissensspeicher inklusive Rechteverwaltung, Diskussion/Kommentare und einfachem Projektmanagement?

Hinweis: Dieses Beispiel dient nur der Veranschaulichung. In einer echten Entscheidungsvorlage werden Scope, Annahmen/Grenzen
und (falls beauftragt) Stichtag und Quellenlage explizit dokumentiert.

Wie liest man die Matrix?

• Voraussetzungen: Was muss zwingend vorhanden sein (z. B. Betrieb/Administration, Lizenzen, Rollen).
• Hauptrisiken: Typische Gründe, warum eine Option scheitert.
• No-Go-Kriterien: Klare Abbruchkriterien, bei denen die Option ausscheidet.

Beispielhafte Empfehlung (nur zur Veranschaulichung)

Empfehlung: Option 1 (Cloud-Office-Suite), wenn schnelle Einführung und hohe Nutzerakzeptanz priorisiert werden.
Option 2 (Self-Hosting), wenn Datenhoheit im Vordergrund steht und Betrieb/Updates verbindlich geregelt sind.
Option 3/4, wenn Nachvollziehbarkeit und Projektlogik zentral sind und das Team die notwendige Disziplin mitbringt.